Wenn uns Software nervt, schreiben wir unsere eigene
Wie aus Frust über Word ein komplettes Dokumenten-Ökosystem wurde – und warum wir nie wieder zurück wollen.
Word, OneDrive & Co.: Wir müssen reden. Es ist ein ganz normaler Dienstag.
Du arbeitest mit zwei Kollegen an einem Angebot. Einer kopiert Text aus einer alten Vorlage, der andere fügt etwas Neues ein und plötzlich ist das Layout dahin: Nummerierungen kaputt, Formatierungen zerschossen und OneDrive hat auch mal wieder nicht richtig synchronisiert. Du verbringst einen ganzen Tag damit, das Dokument wieder geradezuziehen.
Und dann kommt noch ein Änderungswunsch vom Kunden.
Oder: Du hast ein perfektes Ausschreibungsdokument. Zwei Leute fügen gleichzeitig Inhalte ein. Alle Styles, die du sorgfältig hinterlegt hast? Kaputt.
Wir hatten irgendwann genug davon.
Wenn es kein Tool gibt, das passt, bauen wir halt eins.
Also haben wir uns hingesetzt (okay, Willi hat sich hingesetzt) und gesagt:
„Wir brauchen ein System, das Dokumente so erzeugt, wie wir IT bauen: modular, reproduzierbar und weitgehend automatisiert.“
Das Ergebnis ist ein komplettes Dokumenten-Generierungssystem, das Angebote, Reports, Dokumentationen und sogar Präsentationen automatisch erstellt – sauber formatiert, CI-konform und ohne Copy-Paste-Chaos.
Was wir gebaut haben und wie es funktioniert
Die Basis ist Typst, eine neue deutsche Entwicklung für textbasierte Dokumentenerstellung, die zwischen Markdown und LaTeX liegt.
Kurz erklärt:
- Markdown ist simpel, aber limitiert, gut für Readmes, schlecht für komplexe Layouts.
- LaTeX ist mächtig, präzise, mit steiler Lernkurve, aber auch komplex.
- Typst liegt genau dazwischen: Textbasiert und mit Echtzeit-Vorschau.
Das heißt konkret:
Man schreibt links seinen Text in einer klaren, lesbaren Syntax und rechts sieht man live das fertige Layout.
Was wir daraus gemacht haben: Ein modulares Template-System
Typst alleine reicht nicht. Es ist ein Compiler, der Text elegant in Layout verwandelt. Aber alleine ist das nur die halbe Miete.
Denn wir brauchen ja nicht nur „irgendein“ Layout, sondern unser Layout: Cloutomate-CI, automatische PDF-Generierung, Variablen für Kundendaten, Bausteine für AGBs, Diagramm-Integration, KI-Anbindung.
Kurz: Wir brauchen ein komplettes System, nicht nur einen Compiler.
Also haben wir eins gebaut.
1. Eigene Templates für alle Dokumenttypen
Wir haben standardisierte Layouts für Angebote, Reports, Datasheets und Präsentationen entwickelt. Einmal definiert, sehen sie immer gleich aus und sind CI-konform. Wenn sich das Corporate Design ändert, reicht einmal abspeichern, und alle Dokumente sind automatisch aktuell.
2. Ein eigenes Dateiformat für Kollaboration
Willi, unser technisches Mastermind, hat sogar einen eigenen Dateityp entwickelt, der es ermöglicht, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten, ohne sich ins Gehege zu kommen. Änderungen lassen sich sauber nachvollziehen. Es ist möglich, Dokumente hin- und herzuschicken oder gemeinsam dran zu arbeiten, und das System merkt, wer etwas geändert hat. Das Dokument ist die Quelle. Es liegt nicht irgendwo in der Cloud, sondern liegt lokal ab. Keine OneDrive-Sync-Probleme, keine „Konflikt-Kopie (7).docx“, kein Rätselraten.
3. JSON-basierte Metadaten-Struktur
Unterstützt wirdt das Ganze mittels JSON-Daten, in denen alle wichtigen Infos stecken:
- Welche Building Blocks gehören rein?
- Welche Line Items hat das Angebot?
- Welche Beschreibungen, welche Variablen?
Auf Basis dieser Metadaten wird automatisch das fertige Dokument generiert.
4. Textbausteine und Variablen
Statt Copy-Paste aus alten Word-Dokumenten haben wir ein Repository mit Standardbausteinen wie AGBs, Servicebeschreibungen und Tabellen. Einmal klicken, fertig.
Und: Variablen ersetzen automatisch Kundennamen, Logos, Projektdetails.
Beispiel: Oben im Code steht „Kunde A“. Im gesamten Dokument wird automatisch der richtige Kundenname und das richtige Logo von „Kunde A“ eingefügt. Das erspart uns, auf jeder PowerPoint-Folie das Logo oder den Namen austauschen zu müssen, und es gibt nie wieder peinliche Tippfehler im Firmennamen.
5. Diagramme direkt im Code
Früher mussten wir Draw.io oder Visio öffnen, ein Diagramm bauen, es exportieren, zuschneiden und in Dokumente einfügen. Wenn Änderungen nötig waren, ging es wieder los: Datei suchen, ändern, wieder exportieren, wieder einfügen.
Heute können Diagramme wie Mermaid, Fletcher oder Draw.io direkt im Dokument als Code eingebettet werden.
Die Metadaten, also die Informationen, wie das Diagramm aussehen soll, sind im Dokument enthalten. Bei Änderungen passen wir einfach den Code an, klicken auf speichern und das System generiert automatisch eine Vektorgrafik in Cloutomate-CI und bindet sie auch gleich ein.
6. Live-Vorschau und automatische PDF-Generierung
Änderungen im Text sind sofort rechts im Layout sichtbar. Mit einem Klick auf „Speichern“ steht automatisch ein fertiges PDF – formatiert, CI-konform und druckfertig – zur Verfügung.
7. Integration mit unserer lokalen KI
Weil das System textbasiert ist, kann unsere lokale AI direkt andocken:
- Textbausteine vorschlagen
- Inhalte prüfen
- Formulierungen optimieren
Alles on-prem, alles datensicher.
Wie unsere Dokumentensoftware in der Praxis aussieht
Ein konkretes Beispiel aus dem Alltag:
Früher: Angebot für Kunde A. Word-Vorlage duplizieren. Namen suchen & ersetzen (hoffentlich alle). AGBs reinkopieren (hoffentlich die aktuellen). Diagramm aus altem Projekt exportieren. Layout reparieren. Kollege macht parallel was – Styles kaputt.
Heute: Template öffnen. Kunde auswählen (aus Datenbank). Building Blocks einfügen. Diagramm im Code anpassen. Speichern. Fertiges PDF in 2 Minuten.
Warum wir das machen?
Weil wir’s können.
Und weil wir keine Lust haben, uns von Tools bremsen zu lassen, die nicht mitdenken. Wir glauben: Wenn Software nicht zu deinen Workflows passt, ist sie Teil des Problems. Also bauen wir Lösungen, die zu uns passen, die modular, nachvollziehbar und automatisiert sind. Aktuell läuft das Tool intern – aber es verändert schon jetzt, wie wir arbeiten. Unsere Dokus, Angebote und Reports entstehen schneller, konsistenter und stressfreier. Und vielleicht wird daraus irgendwann mehr.
Bis dahin gilt: Wenn uns was nervt, bauen wir’s besser.
Das ist Cloutomate.